打造高效办公空间

导读：简单、随便的办公空间不仅会使办公效率大打折扣，也可能说明你对公司的发展缺少理性而细致的规划。当然，创业公司的办公室装修不应追求高档奢华，但一定要合理预算、理性规划，体现出行业特点和发展愿景，达到高效办公的目的。

文/陈韬羽

当你签下一份办公室租赁合同时，你就是真的开始创业了。公司成立之初，办公室方面的花费可能会占创业成本的较大一块，并且通常需要预支。创业毕竟不是盲目和草率的行为，为了最大限度地降低或避免风险和损失，商业计划书中应该包括办公室规划的内容。办公环境对员工的工作效率能产生直接影响，缺乏良好工作氛围的办公室甚至会阻碍创业的成功。

对于创业者而言，办公室是你的第一张“名片”，对办公室的装修规划也可以体现出创业者有没有创业能力、善不善于花小钱办大事。创业者需要用有限的资金构建高效的办公空间，不仅能赢得客户的信任，更能激发员工的创业、创新精神及工作热情。

如果你认为办公室装修就是简单地粉刷一下墙壁，铺上地毯，放上几张办公桌椅就行了，那结果可能会让你得不偿失。简单、随便的办公空间不仅会使办公效率大打折扣，也可能说明你对公司的发展缺少理性而细致的规划。当然，创业公司的办公室装修不应追求高档奢华，但一定要合理预算、理性规划，体现出行业特点和发展愿景，达到高效办公的目的。

百度公司的员工办公桌椅

办公空间要以人为本

办公室环境，对在其中工作的成员从生理到心理都有一定的影响，从而影响工作效率。在20世纪90年代，美国微软公司的程序员每个人都有一间11平方米左右的独立办公室，而且不分职位高低。Google的办公室则到处安装了晚会时用的熔岩灯，放着成箱的免费可乐和糖果，还有组成公司LOGO的巨大彩色塑料球，员工甚至可以把宠物狗带到公司，办公空间的布置格外悠闲，气氛相当放松，电脑前除了椅子还有沙发，员工如果工作累了随时可以躺下休息一会儿。这种充分尊重员工个性需求的办公空间，无疑为微软和Google获得巨大成功提供了的重要条件。

一般来讲，办公空间的设计装修有些基本原则，你最好找一家专业公司做整体规划。盟乐港（国际）设计工程有限公司的项目总监汪俊辉认为，办公室设计首先要在空间分割、空间布局、办公家具、空间色彩等方面做出考虑。震旦有限公司办公家具设计中心处长高日菖指出，办公室设计特别是办公家具的设计要体现出为人服务的基本原则，要想发挥出员工最大的工作效率，就要视员工为家人，照顾到他们的身体健康，比如办公座椅要符合人体工程学，坐得舒适、不易疲惫；要想激发员工的创意和创造力，就应该提供更为个性化办公环境，包括在办公室内提供可以休息和娱乐减压的空间。在创业公司里，员工通常面临着高强度、高压力的工作，应更多地保障他们的健康，使其充满活力、身心愉悦地工作。

盟乐港（国际）设计工程有限公司的前台与吧台二为一

盟乐港（国际）设计工程有限公司创意设计部门开放式的办公空间

震旦有限公司办公家具设计中心开放式办公空间

办公装修的5个基本点

进行装修前，你最好是与办公设计师进行深入交流沟通，让他明白企业的行业特点、公司规划以及你需要体现的公司文化。高日菖指出，办公室的设计装修，首先应把公司各个部门区域的动线（Layout）规划清楚，比如前台、市场部、业务部、技术部以及财务部、人事部等，即便一开始没有这么多部门，也不能或略这一点。通常，办公空间的设计装修应注意以下5个基本点：一是空间布局。比如我们一般遵循的坐北朝南，办公室的通风采光要好等。办公室里的有些物品应摆置科学合理，比如说饮水机、金鱼缸、打印机等，中国人可能会比较相信风水，在科学和迷信之间你必须做出自己的判断。

二是装修材料。廉价的装修材料可能含有对人体有害的物质，如果你把员工当作家人看待，相信你会在省钱和员工健康之间做出明智的选择。另外，许多办公设计师可能会告诉你要注重使用防火材料，但今后具有环保节能作用的建筑材料，将会被更多地使用。

三是强弱电。所谓强电主要是指电力、照明用的电能，你需要考虑的是减小损耗、提高效率；传播信号、进行信息交换的电能为弱电，需要考虑的是信息传送的效果，如保真度、速度、广度和可靠性等。你需要找一家有专业资质的综合布线公司，进行现场测量，把强弱电的预留开关、插座以及各种线路走向全部体现到图纸上，然后交予物业公司审核。

四是空间隔断。特别要注意的是办公室内的噪音问题。如果不同部门之间的工作方式和习惯不一样，就要避免互相干扰，比如研发部门和市场部门，一个需要安静，一个比较活跃，既不能完全隔断但又不能互相影响，你可以在两个部门之间设置具有隔音效果的屏风。汪俊辉建议，在有条件的情况下，可以辟出专门的吸烟区、茶歇区等。

五是色彩风格。色彩通常能体现出一家企业的调性，或保守或创新，或沉闷或活跃。目前许多外企大多喜欢使用明亮简约的色彩，甚至是透明的玻璃，而中国公司由于文化特点，有些会采用深色古典的风格。盟乐港（国际）设计工程有限公司的创意总监端木芸萱认为，在鼓励创新的公司里，一般可以采用明亮轻快的苹果绿、鲜橘色等，粉色系列如粉绿色、粉红色、粉黄色等，都会让人感觉放松，让员工产生灵感。

影响效率的几个因素

1.有效利用空间

如果你的办公室总体面积不大，人员比较多，员工会感觉到拥挤和局限。在这种情况下，如果内部空间层高较高，可在室内搭建一个夹层（Mezanine Floor），这样，当有较多参观者同时汇聚到公司时，办公室也不会产生拥挤缭乱的感觉。

2.老板的办公室

高日菖强调，企业要达到高效办公的目的，办公空间的布置一定要便于沟通，特别是员工与老板之间。如果老板永远把自己关在封闭的办公室内，就无法形成与员工公开、平等、顺畅的沟通氛围，使公司内部信息不对称，不利于公司及时解决问题并做出正确决策。在上海震旦办公家具有限公司二楼的行政办公空间内，总经理与员工就在同一间大办公室里办公，老板随时可以在员工之间走动，你甚至看不出谁是老板、谁是员工。

3.员工走道

在不断有新员工加入的创业公司里，应格外注重新老员工之间、不同部门之间的沟通。在有些公司里，不同部门之间的员工平时很少有机会认识交流，相隔只有20米的同事却有可能“老死不相往来”。为了使员工之间能够加强沟通，可以通过在进出办公室、去往洗手间或者茶歇处的走道设计上，尽量让员工之间每天都有互相打招呼的机会；在空间设计上，让不同部门之间有一定的“冲突性”，产生“矛盾”也比互不来往要强。

4.办公桌椅

对于员工来讲，办公桌椅在很大程度上会影响日常的工作效率。一个整洁的办公桌面，会让员工将工作安排得井井有条；一把舒适合身的椅子，能让员工减少工作中的疲劳感。在购买办公桌椅时，可考虑办公桌是否配有文件收纳功能，还可以选购那种将电脑液晶屏幕固定在隔板上的办公桌，不仅可以扩大桌面的使用率，更便于保持桌面的整洁。

5.开放式空间

在一些经常需要内部沟通的部门，如市场部、策划部、企划部等，办公空间可以设计成完全开放式的，员工转个身就可以找到沟通对象，便于成员随时随地在一起商议。如果条件允许，也可以在部门内部设立小型讨论区，既可用来喝茶小憩，也可以召开临时会议，这样就不用非得约到公司的会议室才可以解决问题。

在盟乐港（国际）设计工程有限公司办公室的主层，他们采用了错层搭建的设计，通过错层的分割布局，使办公室的各功能区域得到了有效划分。通过四个不同高度的平台组合，将接待区域、支持部门、设计部门及休闲区域巧妙地联系在一起。员工可以一览无余地看到他们希望找到的同事，而同时又能享受其直属部门的专有性。另外，通过错层设计，以及前台变吧台的独特设计，整个公司的娱乐感及时尚感也顿时提升。

6.会议室

会议室是相对正式的环境，公司里许多重要的决策或工作任务都是在会议室中形成或下达的。为提高会议室的效能，盟乐港（国际）设计工程有限公司在为韩国网络游戏公司NCsoft进行办公室设计时，特别将其中一间单独的会议室定义为“作战室”，让员工走进去就能有振奋人心的意识，在有紧急项目且需要各部门配合时，可将参与人员集中在一起组成临时的新团队，增加协作力和凝聚力。

高日菖建议，会议室的桌子最好是圆桌，不要分高低座次，让会议在公平的氛围中进行，以便让每个参与者都能充分表达自己的想法。他认为，这种平等关系并不是管理上的自由化，上下级关系更多地可以建构在企业制度上，比如工作汇报制度等，而不是体现在办公空间上。

7.灯光

办公室的灯光也不能忽略。灯光主要的功能，一是实用性的照明，二是营造环境气氛的照明。自然光是让人最舒服的，因此办公室最好能保证每个部门员工区域和单独办公室都可采集到自然光。白天可以不开灯，这符合节能环保趋势，节约运营成本。在需要开灯的区域和时间段，选择的光源最好控制在4，000 K，灯光设计上6，000K色温称之为最高效的，但略显苍白和紧张，低于4，000K的色温多用于餐厅等娱乐场所，让人容易困乏，4，000K的优势在于感觉放松但不困乏。

如何降低成本

在办公空间成本方面，高日菖介绍说，他们一般将办公室人员分为4种，即S、W、R、T，它们分别代表了Seater（长时间坐着的工作人员）、Worker（经常在部门之间走动的人）、Runner（经常外出办事的外务人员）和Traveller（经常外出或出差的业务人员）。

根据每种人员在公司里的比例，在购买办公家具时就应重点考虑、区别对待。例如：在会计公司和创意公司中，Seater的人员相对较多，办公座椅就需要更为讲究，尽量避免因为久坐产生的疲劳甚至疾病；而像Travller较多的金融企业和营销公司，办公桌椅的配备就可以相对简约一些，有些业务部门甚至可以简单放一张长桌，能方便业务员回办公室时拨打电话、收发邮件就可以。高日菖认为，如果老总长时间不在公司里，没必要单独设立一个很大很讲究的办公室；对于经常飞来飞去的营销总监，也完全没必要设立单独办公室。对创业公司而言，长期闲置的办公室绝对是一种浪费。

在降低办公装修成本方面，你可以根据企业发展的预期，在建筑材料上进行选择，比如公司计划在两年后扩大规模需要更换办公室，那么就可以选择使用寿命在两年左右的建筑材料；如果公司打算在一个地方发展5年以上，那么就应使用期限更长的建筑材料。

另外，你可以更多地考虑使用环保材料，未来的办公空间设计更多地会往“有机空间”发展，即办公室里选用的材料都是环保节能、重复利用的，包括可分解的办公桌椅、可变型重组的办公家具、甚至是可重复使用的地毯，这样在你拆迁办公室时，就不会产生太多的浪费。使用环保材料，不仅能节省能源消耗，也能体现出一定的社会责任感。

最后，建议你购买质量有保障的、安全的装修材料和办公家具。在选择办公装修公司时，最好实地看一下他们以前做过的案例，也可以去他们公司考察；采购办公家具时，最好是选择有职业健康安全认证和国家环保总局十环认证的产品。

总之，办公室设计装修并不是一件随便的事情，不要盲目省钱，也不要无谓浪费，应该合理预算、理性规划。